労働条件通知書 厚労省の法定要件と最新様式を実務担当者向けに整理

労働条件通知書は、会社が労働者を雇い入れる際に交付が義務付けられている書面です。根拠法令は労働基準法第15条で、賃金・労働時間・休日などの条件を「明示」することが使用者に求められています。厚生労働省はこの法律に基づき、省令・告示で明示しなければならない事項の範囲を具体的に定めています。

労働条件通知書は採用内定の段階ではなく、雇用契約の成立時点または雇い入れ日の前後で交付することが原則です。口頭だけでの明示は認められておらず、書面または電磁的方法で労働者が確認できる形で提供する必要があります。「なんとなく渡しているが要件を満たしているか不安」という担当者の声をよく聞きますが、記載漏れがあると労働基準法違反となる可能性があるため、要件の確認は定期的に行うことが大切です。

厚生労働省が定める明示事項は、大きく「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の2種類に分かれます。絶対的明示事項は制度の有無にかかわらず必ず書面等で明示しなければならない項目で、①労働契約の期間、②就業場所・業務内容、③始業・終業時刻・休憩時間・休日・休暇・交替制の場合の就業時転換事項、④賃金の決定・計算・支払方法および締め日・支払日、⑤退職に関する事項（解雇事由を含む）が該当します。

相対的明示事項は、制度がある場合にのみ明示義務が生じる項目です。退職手当の定めがある場合の退職手当に関する事項、賞与に関する事項、食費・作業用品の負担に関する事項などが代表例です。これらは就業規則に定めがある場合は、就業規則の条文番号や内容を参照する形で明示することも可能です。

記載する数字や条件は、実際に適用される内容と一致させることが重要です。就業規則の内容と通知書の記載が食い違っていると、後でトラブルの原因になることがあります。就業規則を改定した場合は、それ以降の新規採用者に渡す通知書の内容も見直す必要があります。

2024年4月1日から、労働条件の明示ルールが改正されました。この改正により、新たに以下の事項を明示することが義務付けられています。①就業場所・業務内容の変更の範囲（入社時だけでなく将来変わり得る範囲まで記載）、②有期雇用の場合は更新上限の有無と内容、③有期雇用の場合は無期転換申込権が発生するタイミングと転換後の労働条件です。

特に「就業場所・業務内容の変更の範囲」は、転勤や職種変更が生じ得るすべての正社員・有期労働者に適用される項目で、「変更なし」と明記する選択肢も含め、具体的な範囲を文章で示すことが求められます。また、有期雇用を繰り返している場合は更新回数の上限や通算年数の上限が明示対象になります。厚生労働省が公表している様式例では、これらの項目がすでに盛り込まれていますので、旧様式を使い続けている会社は様式の更新が必要です。

厚生労働省の様式例は「労働条件通知書（厚生労働省）」で検索するとダウンロードページが見つかります。正社員用・パートタイム・有期雇用用など雇用形態別にWordとPDF形式が公開されています。自社の就業規則や給与体系に合わせて編集し、発行管理のルールとあわせて整備することをお勧めします。

2019年4月以降、労働者が希望した場合に限り、労働条件の明示を電磁的方法（電子交付）で行うことが認められています。電子交付が可能な方法として厚生労働省が示しているのは、①ファクシミリ送信、②電子メール、③Web上での確認、④SNS・アプリ等でのメッセージ送信です。いずれの方法でも、労働者が記録を出力して書面として保存できることが条件です。

重要なポイントとして、電子交付は「会社が一方的に選べる方法」ではなく、「労働者が希望する」ことが前提です。会社側から電子交付を求め、労働者が同意していない場合は書面交付が必要です。採用フローの中で電子交付の同意を確認する手順を設けておくと、後のトラブルを防げます。

また、電子交付の場合でも記載内容の要件は書面交付とまったく同じです。項目の漏れや内容の曖昧さがあれば、電子交付であっても法令違反のリスクは残ります。電子交付への移行を検討する際は、内容・方法・同意確認の3点をセットで整備することが大切です。

「雇用契約書と労働条件通知書はどちらかだけで十分か」という質問はよく寄せられます。結論として、両者は性質が異なります。労働条件通知書は会社から労働者への一方的な明示書類で、署名・捺印は法律上不要です。雇用契約書は労使双方が署名・捺印する合意文書です。

法律が義務付けているのは「明示」であり、必ずしも署名のある雇用契約書の締結が義務付けられているわけではありません。ただし、実務上は両者を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」という様式を使うケースが多く、これは合理的な方法といえます。双方が署名・捺印した写しを各自が保管することで、後の「言った・言わない」のトラブルを防ぐ効果があります。

どちらの書式を使う場合でも、記載が必要な法定事項の範囲は同一です。様式の名称よりも、必要な項目がすべて記載されているかどうかの確認が先決です。

番頭は、あなたの会社の就業規則・雇用形態・賃金体系などをあらかじめ登録しておくことで、「この人の労働条件通知書に何を書けばよいか」を整理するサポートができます。法定の必須項目に何が含まれるか、2024年4月改正の追加項目が自社の様式に反映されているかといった確認作業を、担当者一人に任せる属人化の状態から脱することができます。

雇用形態ごとにテンプレートを管理し、就業規則の改定があった場合にどの条件を見直す必要があるかを照らし合わせる作業も、番頭を通じて効率化できます。採用のたびにゼロから確認するのではなく、自社の前提情報を蓄積した状態で整理作業を進める環境を作ることが、運用の安定につながります。

なお、番頭は一般的な情報の整理・確認補助を担うものであり、個別の法的判断や書類作成の代行を行うものではありません。法令の解釈に疑義がある場合や、特殊な雇用形態の条件設定については、専門家への確認を合わせてご検討ください。