2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される社員には、会社が年5日を確実に取得させることが求められています。誰がいつまでに何日取ればよいのかを、自社の基準日を覚えた就業規則AIと一緒に整理できます。
年次有給休暇は、本人が請求して取るものだと考えられてきました。2019年4月からは、年10日以上の年次有給休暇が付与される社員について、会社が年5日を確実に取得させることが法律で求められています。取得が本人任せのままだと、義務を果たせていない状態になりかねません。
対象は、正社員だけではありません。所定労働日数や勤続年数の条件を満たして年10日以上が付与されるなら、パートやアルバイトの社員も含まれます。管理監督者も対象です。自社で誰が年10日以上の付与を受けているのかを把握するところが、対応の出発点になります。
年5日を取らせる期間は、社員ごとの基準日から1年以内です。基準日は、その社員に年次有給休暇が付与された日を指します。入社日がばらばらの会社では、社員ごとに基準日も期限も異なるため、一律の締め切りで管理しにくいのが実情です。
5日のうち、社員が自分から請求して取得した日数と、労使協定にもとづく計画的付与で取得した日数は、5日から差し引けます。差し引いた結果まだ5日に足りない社員には、会社が本人の意見を聴いたうえで取得する時季を指定し、残りを取らせます。誰が基準日からの1年で何日取れていて、あと何日必要なのかを、社員ごとに追う必要があります。
会社は、社員ごとに年次有給休暇管理簿を作り、取得した時季・日数・基準日を記録して、3年間保存することが求められます。この管理簿がないと、誰が義務の5日に届いていないのかを把握しづらくなります。
就業規則AIに、自社の付与ルールや社員ごとの基準日、これまでの取得状況を登録しておくと、一般的に押さえる論点に照らして、取得が足りていなさそうな社員や、期限が近い社員を一緒に整理できます。示すのは合否の断定ではなく、確認の出発点としての整理です。一度登録した自社の前提は次回も引き継がれるため、担当者が代わっても、誰の期限がいつかを一から確認し直さずに済みます。
サンプルの会社情報を覚えた状態での、回答のイメージです。数値や規程の内容は説明用の例です。 就業規則AIの答えは一般的な情報の整理であり、個別の法的助言ではありません。
当社で、基準日からの1年で有給が5日に届いていなさそうな社員はどのあたりか
登録済みの基準日と取得状況では、昨年10月1日付与の2名が現時点で取得2日と3日です。期限は今年9月30日なので、この2名について夏のうちに時季指定の相談を始めるのが安全です。ほかの社員は5日に到達済みです。
入社日がばらばらで、誰の基準日がいつか分からなくなっている
登録済みの付与ルール（入社6か月後に初回付与）と各社員の入社日から、基準日と期限を一覧にして整理します。次からは「期限が近いのは誰か」だけを聞けば確認できます。
年10日以上の年次有給休暇が付与される社員が対象です。付与日数の条件を満たせば、パートやアルバイト、管理監督者も含まれます。就業規則AIは自社の付与ルールに照らして、対象になりそうな社員の整理を補助します。個別の判断が要る場合は専門家への確認を促します。
社員が自ら請求して取得した日数と、計画的付与で取得した日数は、年5日から差し引けるのが一般的な考え方です。差し引いた結果5日に足りない分について、会社が時季を指定して取らせます。就業規則AIは自社の取得状況を踏まえて確認の観点を整理しますが、適否の断定はしません。
自社の付与ルールや基準日、取得状況を登録すれば、その前提を踏まえた整理や、管理のための下書きの補助はできます。ただし帳簿の作成代行や個別の法的助言ではありません。最終的な様式や保存の運用は、自社の実態と専門家の確認を踏まえて整えてください。
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