労働条件通知書の書き方と2024年改正の明示事項を整理｜中小企業のチェックリスト

労働条件通知書とは、会社が労働者を雇い入れる際に、労働条件を書面（または一定の要件を満たす電子書面）で明示するための書類です。労働基準法第15条に基づく義務であり、採用内定から入社日までの間に交付する必要があります。口頭での説明だけでは法令上の「明示」とは認められないため、書面または電磁的方法による交付が前提となります。

なぜ重要かというと、入社後に「聞いていた条件と違う」というトラブルが起きたとき、労働条件通知書が双方の合意内容を確認する基準となるからです。内容が不明確だったり、必須項目が漏れていたりすると、後から従業員側の主張が通りやすくなるケースがあります。中小企業では担当者が少なく、書式を長年更新していないケースも多く見られます。特に2024年4月の改正以降は、従来の書式を使い続けると法令上の明示義務を満たせていない状態になっている可能性があります。

なお、労働条件通知書と雇用契約書は別物です。雇用契約書は双方が署名・押印する合意書、労働条件通知書は会社から労働者への一方向の明示文書です。実務上は両方の役割を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」を使う会社も多くあります。いずれの形式であっても、法令上の明示事項が盛り込まれているかどうかが重要です。

労働基準法施行規則で定められた「絶対的明示事項」は、労働条件通知書に必ず記載しなければならない項目です。以下の内容が対象となります。①労働契約の期間（無期か有期か）、②就業場所・従事する業務の内容、③始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、就業時転換に関する事項、④賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締め切り日と支払日、昇給に関する事項、⑤退職に関する事項（解雇の事由を含む）。これらは一つでも欠けると法令違反になる可能性がある項目です。

「所定労働時間を超える労働の有無」とは、いわゆる残業があるかどうかの明示であり、「あり」であれば36協定の範囲内での上限が前提となります。「昇給に関する事項」については、「あり」か「なし」かを明示するだけでも構いませんが、支給基準を書く場合はできる限り具体的に記載することが望ましいとされています。

退職に関する事項には、自己都合退職の手続きだけでなく解雇事由も含まれます。「就業規則の規定による」という参照形式でも認められますが、就業規則がない10人未満の会社の場合は就業規則への参照ができないため、直接記載が必要になります。自社の状況に合わせて記載方法を検討する必要があります。

2024年4月1日施行の労働基準法施行規則等の改正により、労働条件通知書への明示事項が追加されました。中小企業でも例外なく対応が必要であり、従来の書式を使い続けている場合は確認が欠かせません。

追加された主な明示事項は4点です。1点目は「就業場所・従事する業務の変更の範囲」の明示です。従来は入社時点での就業場所と業務を記載すれば足りていましたが、2024年4月以降は「将来的に変更される可能性のある就業場所・業務の範囲」も明示する必要があります。例えば「転勤あり・全国の事業所」「業務変更あり・グループ会社業務を含む」といった形で記載します。変更の範囲が「限定なし」の場合はその旨を、「変更なし」の場合はその旨を明記します。

2点目は「有期労働契約の更新上限」の明示です。有期雇用の場合、通算契約期間の上限（例：通算3年まで）や更新回数の上限（例：更新は2回まで）がある場合は、その内容を明示しなければなりません。上限がない場合も「更新上限なし」と記載することが求められます。3点目は「無期転換申込権の発生に関する事項」です。有期雇用が通算5年を超えると無期転換申込権が発生しますが、その権利が発生するタイミングと申込方法を明示することが求められます。4点目は「無期転換後の労働条件」です。無期転換後の賃金・就業場所・業務内容等の労働条件についても、転換前に明示する義務が生じました。これらは有期雇用の方の労働条件通知書に追記が必要な項目であり、既存のフォーマットでは対応できていないケースが多いと見られます。

2024年改正への対応状況を確認するために、以下の観点でご自身の書式を見直してみてください。まず「就業場所・業務」欄に「変更の範囲」の記載があるかどうかを確認します。「採用時の就業場所：○○本社」という記載だけでは不足であり、「変更の範囲：会社の定める事業所（全国）」などの記載が別途必要です。

次に、有期雇用の方に交付する書式の場合、「更新上限」「無期転換申込権の発生」「無期転換後の労働条件」の3点が記載欄として設けられているかを確認します。厚生労働省が公開しているモデル労働条件通知書（2024年4月版）には改正対応の記載欄が追加されていますので、自社書式との差分を比較するのが手早い確認方法です。

また、電子交付を希望する従業員には電子メールやクラウドサービスを通じた交付も認められるようになっていますが、従業員が書面での交付を希望した場合は書面交付に戻す必要があります。そのため、電子交付を選択する場合は書面交付に切り替えられる体制を整えておくことが安心です。チェックリストとしてまとめると、①変更の範囲が就業場所・業務ともに記載されているか、②有期雇用の更新上限の記載があるか（上限なしも含む）、③無期転換申込権と転換後の労働条件の記載欄があるか、④退職・解雇事由が記載または参照されているか、⑤賃金の計算・支払方法・締め日が明記されているか、の5点が今日から確認できる最低限のポイントです。

番頭は、会社ごとの就業規則・雇用形態・賃金体系・事業所情報などを登録しておくことで、「うちの会社の場合はどうか」という前提込みで労務の整理を手伝う労務AIです。労働条件通知書のような会社ごとに内容が異なる書類の管理にも活用いただけます。

たとえば「現在使っている書式に2024年改正の項目が含まれているかを整理したい」という相談に対して、登録済みの自社情報（雇用形態・有期更新の有無・転勤の有無など）を踏まえた形で、確認すべき項目を整理して返答します。一から法令を読み込まなくても、自社の状況に引き寄せて何が必要かを絞り込めるのが番頭の使い方です。

ただし、番頭はあくまでも情報の整理と補助を担う存在であり、個別の法的判断や書類作成代行を行うものではありません。最終的な書式の適否や法令解釈は、社会保険労務士等の専門家にご確認いただくことを前提としてご利用ください。自社の状況を事前に整理した状態で専門家に相談することで、相談時間の短縮や論点の明確化に役立てていただけます。