社内規程が「存在するだけ」になる理由 — 増える文書、減る参照

労務関連の規程は、法改正のたびに種類が増えます。ここ数年でも、育児・介護休業法の改正、ハラスメント防止措置の義務化、フリーランス新法への対応など、新しい規程やその改定を求められる場面が続きました。

一方で、規程を「作る」タイミングと、それを日々の業務の中で「開いて確認する」習慣は、別物です。規程の種類が増えるほど、どの文書のどこに何が書いてあるかを覚えていられる人は限られていきます。

PDFやWordで保管された規程は、目次はあっても全文検索がしにくく、条文番号だけを頼りに該当箇所を探すことになります。急いでいる場面ほど、規程を開いて探すより、詳しそうな同僚や総務担当に聞いたほうが早いという判断が働きます。

この「聞けば早い」という選択が積み重なると、規程は参照されないまま棚に残る文書になっていきます。規程の内容自体に問題があるわけではなく、参照までの手間が、実質的な形骸化を進めているケースは少なくありません。

規程が参照されにくい状態が続くと、組織の中で「規程に詳しい一人」に質問が集中します。総務担当が一人しかいない中小企業では、この一人が休むと規程の確認自体が止まってしまう、という状況も起きます。

これは規程を作った時点では見えにくいリスクです。作成時は「整備できた」という達成感がありますが、運用が始まってからの参照のされ方までは、多くの場合、設計の対象になっていません。

規程が参照されない主因が探す手間にあるなら、対策の方向性は二つあります。一つは規程そのものを簡潔にすること、もう一つは、検索の代わりに質問で参照できる仕組みを用意することです。

番頭は後者の考え方に立つツールです。就業規則や各種規程を登録しておくと、条文番号やページ数を覚えていなくても「うちの育休の扱いはどうなっているか」とそのまま聞いて確認できます。規程を書き換えるのではなく、規程への到達コストを下げることで、参照される状態に近づける位置づけです。