規程はあるのに、現場は違うルールで動いている — 規程と運用の乖離が起きる構造

本社と店舗、営業部門とバックオフィスで、同じ就業規則を適用しているはずなのに、有給休暇の申請タイミングや残業の事前申告の運用が微妙に違う、という状態が起きます。

どちらも「昔からこうしている」という理由で続いていることが多く、どちらが規程本来の記載に近いのかを、当事者自身が把握していないケースもあります。

一つ目は、規程を作った時点の担当者やメンバーがすでに異動・退職しており、規程制定の意図を知る人が現場にいなくなっているパターンです。規程は残っても、その運用背景を知る人がいなくなります。

二つ目は、新しく着任した現場責任者が規程を読み込む時間を取れず、前任からの口頭引き継ぎや自己流の判断で運用を始めてしまうパターンです。悪意はなくても、規程との差分は積み重なっていきます。

三つ目は、例外対応として認めた運用が、いつのまにか標準の扱いとして定着してしまうパターンです。個別の事情で認めた例外が、規程を更新しないまま既成事実化していきます。

規程と運用の乖離は、平常時には表面化しません。問題になるのは、労働基準監督署の調査が入ったときや、退職トラブルなどで「規程上はどう定められていたか」を確認する必要が生じたときです。

このとき、規程本文と実際の運用のどちらを会社の立場として説明するかは、簡単な判断ではありません。運用の実態を規程が反映していない状態は、説明の一貫性を欠くリスクとして、平常時から静かに積み上がっています。

乖離を防ぐ王道は、規程の改定と現場への周知をセットで行うことですが、専任の労務担当がいない中小企業では、この周知の徹底自体が負担になります。

番頭には、就業規則の条文に加えて「実際にはこう運用している」という現場の実態も併せて登録できます。規程本文と運用実態にずれがある箇所を洗い出す使い方や、どちらを正として説明すべきかを整理する下書きの補助として使えます。最終的にどちらに揃えるかの判断は、会社側と、必要に応じて専門家が行う前提です。